Invitati che vengono da fuori: come comportarsi? La nostra guida

Al vostro matrimonio saranno presenti invitati che vengono da fuori? Bene, ecco la nostra guida per capire come comportarsi, come accoglierli al meglio, organizzare i trasferimenti, coccolarli e farli sentire “a casa” nel giorno più bello della vostra vita. 

Care spose,

quello degli invitati che vengono fuori è un tema a cui tengo in modo particolare. Ho gestito tanti matrimoni e destination wedding in cui era fondamentale organizzare i trasferimenti per ospiti che non vivono lontani dal luogo in cui celebrerete il vostro evento. Ma non solo. Sarà importante accoglierli, coccolarli e prevedere per loro un trattamento un po’ diverso.

Dopo aver inviato loro un primo Save The Date e le vostre partecipazioni, scelto la location giusta, l’abito e chi più ne ha più ne metta, concentratevi anche su di loro. Ho messo a punto una vera e propria guida che potrà aiutarvi in questo senso. Non dimenticate che questi invitati hanno esigenze diverse dagli altri: dall’albergo ai trasferimenti, fino all’organizzazione del giorno prima delle nozze e di quello successivo e il ritorno a casa. Scopriamo insieme come farli sentire “a casa” nel giorno più bello della vostra vita.

Invitati che vengono da fuori: la nostra guida per accoglierli al meglio

Partiamo da una delle domande che mi fate più di frequente: chi paga il soggiorno degli invitati che vengono da fuori? Questa spesa, care spose, spetta solo ed esclusivamente a voi, così come il galateo prevede. Chiaramente, nessuno vi obbliga: se il vostro budget non prevede questa uscita, potete in alternativa seguire questi due consigli:

• Fornire agli invitati che vengono da fuori un elenco dettagliato di alberghi e strutture adeguate agli spostamenti che effettueranno;
• Trovare accordi con hotel della zona per offrire loro tariffe agevolate.

Nell’ultimo caso, considerate sempre che se vi sposerete in alta stagione e in zone molto turistiche, sarà difficile trovare tariffe easy o pernottamenti per due\tre notti. Meglio pensare a questa parte con largo anticipo, facendovi eventualmente aiutare dalla vostra WP di fiducia. 

Se deciderete di sostenere voi questa spesa, assicuratevi di scegliere lo stesso albergo per tutti gli ospiti che provengono da fuori: vi verrà molto più semplice organizzare gli spostamenti e riuscirete anche a contenere i costi, trovando un accordo con la struttura scelta. Inoltre, non dimenticate di optare per strutture non troppo lontane dalla chiesa o dalla location: assicuratevi di fornire ai vostri ospiti anche un programma dettagliato con orari e luoghi per chi eventualmente arriva anche automunito.

Il programma di matrimonio

Nel programma di matrimonio, inoltre, prevedete di inserire anche un aperitivo o un pranzo di benvenuto per loro. Dopo averli fatti riposare e sistemare in albergo, accoglieteli nella maniera migliore coinvolgendoli già nei primi momenti dell’evento. Il mio consiglio è di far trovare loro anche un piccolo cadeau di benvenuto direttamente nella stanza d’albergo: un cestino, un set di bagno, o qualcosa che abbia a che fare col tema delle vostre nozze. Sarà sicuramente gradito!

NB: valutare le tempistiche in questa fase vi sarà di grande aiuto. Bisognerà pensare alla prenotazione della struttura almeno 8 mesi o anche un anno prima delle nozze. In questo modo, non solo riuscirete a pensare a tutto nei minimi dettagli, ma risolverete anche qualche eventuale inconveniente. Fate anche attenzione a scegliere la stessa tipologia di pernottamento per tutti gli ospiti: non è corretto fare disparità di servizio, dunque provate ad accontentarli tutti allo stesso modo.

Invitati che vengono da fuori: come organizzare gli spostamenti

Per ciò che riguarda gli spostamenti, considerate sempre che gli ospiti potrebbero arrivare da zone del tutto diverse del mondo. Tenete conto anche di eventuali cancellazioni di voli o ritardi che potrebbero compromettere l’intera organizzazione dell’evento. Pensare a un piano B anche in questi casi potrebbe essere la soluzione.

Inoltre, considerate sia gli spostamenti dalla loro città a quella in cui si celebreranno le nozze, sia quelli relativi allo svolgimento dell’evento, ovvero: hotel-chiesa-location-hotel. Per i secondi, vi consiglio di utilizzare dei minibus per portarli (magari a gruppi) in chiesa e poi in location. Una coccola speciale potrebbe essere quella di ingaggiare un traduttore (o un’autista bilingue) che possa intrattenerli durante il viaggio, soprattutto se si tratta di ospiti stranieri.

Come gestire gli ospiti che vengono da fuori: coccole finali

Vi consiglio di organizzare anche un brunch o un aperitivo il giorno successivo alle nozze per salutare e ringraziare tutti della loro presenza. Sarà l’occasione per rivivere insieme le emozioni di quelle ore, condividendole con chi ha avuto il piacere di affrontare un viaggio per essere presente al vostro “sì”.

Inoltre, non dimenticate di ringraziare pubblicamente tutti gli invitati al matrimonio. Ma non solo: ringraziate nuovamente tutti anche dopo qualche giorno dalle nozze, inviando loro una lettera con una foto della giornata e una frase ad effetto. Il vostro matrimonio sarà davvero indimenticabile.