Mi affido solo alla Wedding Planner della Location?

Mi affido solo alla Wedding Planner della Location?

Molti sposi si convincono (o vengono convinti) che il supporto della wedding planner della location possa essere sufficiente e necessario per l’organizzazione del proprio matrimonio. Hai bisogno anche di una Wedding Planner indipendente? O solo di quest’ultima? O di entrambe le figure?

La risposta dipende da diversi fattori, e in primo luogo dalla sposa e dal matrimonio. Poi dipende anche dal tipo di location e dalla Wedding Planner alla quale vuoi dare l’incarico.

Ma devi prima capire la differenza tra una cosiddetta Wedding Planner della location ed una Wedding Planner indipendente.

Il cosiddetto Venue Coordinator, è una figura professionale che lavora presso la location, quindi ne conosce ogni angolo e si metterà a vostra completa disposizione per tutto ciò che concerne il vostro ricevimento. Certo, non è una persona con la quale potete andare ad effettuare una selezione delle vostre location preferite; quando lo incontrerete per la prima volta magnificherà la propria location, vi darà dei suggerimenti, ma spesso nell’interesse della sua location (qui entra in gioco ovviamente la sua deontologia professionale, mescolata ai suoi obiettivi commerciali).

La Wedding Planner della Location si occuperà prevalentemente degli aspetti legati alla location stessa, a seconda dei servizi offerti da quest’ultima. Si concentrerà soprattutto sulla gestione degli spazi, sulla gestione del catering, e sarà a vostra disposizione per dettagli come Tableau, GuestBook, Confettata e via dicendo.

Probabilmente avrà dei fornitori di fiducia da segnalarvi (spesso in esclusiva). Nella maggior parte dei casi non vi accompagnerà dai fornitori esterni, ma non vi assisterà nelle trattative con questi ultimi.

Non cito in questo post i casi in cui la location offre un pacchetto “tutto incluso” perchè è una realtà che non conosco e non tratto.

In alcuni casi la location ha diverse persone che ricoprono quel ruolo, quindi potrebbe capitare che non parlerete sempre con lo stesso referente, così come non è detto che sia presente al vostro matrimonio. E non è detto che sarà la vostra Wedding Day Coordinator nel vero senso della parola.

Suggerimento. Conosco molte location ben organizzate dove potete ottenere ottimi servizi dallo staff interno. Se decidete di visitare e selezionare in totale autonomia la location per il vostro matrimonio,  ponete molte domande e siate specifici nel richiedere quali servizi vengano offerti nel caso in cui vi venga proposto l’ausilio di una Wedding Planner “interna”. Approfondite e fatevi mettere tutto nero su bianco.

Una Wedding Planner indipendente può convivere o sostituire la Venue Coordinator.

La Wedding Planner libera professionista si mette totalmente a vostra disposizione, nel senso che ha un contratto in cui voi siete i clienti e la wedding planner cura i vostri interessi. Questo significa che vi accompagnerà passo dopo passo in tutta l’organizzazione del matrimonio, soprattutto partendo dalla selezione della location.

Attenzione: una vera Wedding Planner professionista, vi suggerisce le location più adatte ed appropriate al vostro tipo di matrimonio, e più confacenti alle vostre specifiche richieste. Una vera Wedding Planner professionista non dirotta tutti gli sposi sempre presso la stessa location…

Per quanto riguarda la selezione dei fornitori, vale lo stesso principio, per cui verrete consigliati sulla base del vostro budget e dei vostri desideri. Una brava Wedding Planner vi deve anche aiutare a costruire il budget, suddividerlo e controllarlo. Vi darà una mano per controllare i contratti dei fornitori e per verificarne la corretta esecuzione.

Con la Wedding Planner alla quale avete dato l’incarico, potete pianificare le visite ai fornitori, e anche all’atelier per scegliere l’abito per il matrimonio! Vi potete affidare a lei per qualsiasi dubbio o problema, e vi verrà in aiuto per qualsiasi emergenza.

Sarà la vostra Wedding Planner a pianificare tutto il calendario della giorno del matrimonio, a comunicarlo a tutti i fornitori, location inclusa, e a gestire cerimonia e ricevimento in ogni aspetto con il proprio staff.

Wedding Planner indipendenti e coordinatori delle location possono lavorare insieme?

Sì, possono. In genere lo preferiscono, perchè se si instaura una buona collaborazione il lavoro viene ottimizzato e tutto funziona alla grande.

Qualche raccomandazione in più: verificate bene gli standard qualitativi di location e wedding planner se volete affidarvi ad entrambe. Voglio dire, non portatevi una wedding planner improvvisata in una location da urlo, potrebbe fare danni incalcolabili…

Allo stesso modo se avete scelto un location low cost, e tutto il vostro matrimonio è improntato al risparmio, non avete bisogno di una wedding planner famosa.

Bilanciate bene le vostre risorse e la qualità che vi aspettate di ottenere sia dalla location che dalla wedding panner. Con un pò di buon senso e qualche giusto suggerimento, troverete la formula più adatta al vostro matrimonio.

Roberta Torresan Wedding Planner & Designer