Questo non lo dovresti chiedere: cosa NON fa una Wedding Planner

Questo non lo dovresti chiedere: cosa NON fa una Wedding Planner.

Ormai è chiaro a tutti che cosa fa una Wedding Planner, quali sono i suoi compiti e quali le sue competenze, ma cosa NON fa una Wedding Planner? Secondo voi ci sono delle cose che gli sposi non dovrebbero proprio chiederle? 

Sì perchè capita spesso che la wedding planner venga scambiata per una assistente personale, oppure le vengano attribuite responsabilità che vanno ben oltre il suo incarico.

Eppure la risposta non è così scontata perchè dipende molto dall’atteggiamento e dalla personalità della wedding planner stessa, e da come intende impostare il suo lavoro.

Ecco allora alcune delle richieste che potrebbero suscitare una bella discussione, per capire se fanno parte del lavoro della wedding planner, oppure se sono da escludere a priori:

• Risolvere conflitti personali tra futuri moglie e marito
• Fare da mediatore nelle discussioni che si accendono tra gli sposi e le rispettive famiglie
• Sbrigare commissioni personali
• Ritirare articoli e prodotti relativi al matrimonio ma acquistati presso altri fornitori
• Occuparsi delle pratiche burocratiche
• Assumersi la responsabilità delle cure di ospiti che si sentono male o che si procurano ferite accidentali
• Custodire effetti personali degli ospiti durante il ricevimento
• Rispondere a telefonate e email in tempo reale

Ed ecco invece quale spunto di discussione relativo a quanto elencato qui sopra (in base alle mie esperienze) per stabilire cosa fa e cosa NON fa una wedding planner:

• I conflitti personali tra moglie e marito spesso coinvolgono la wedding planner quando questi sono relativi ad aspetti legati all’organizzazione stessa del matrimonio, e in quel caso bisogna porsi come una vera e propria consulente che aiuta gli sposi a prendere la decisione migliore; però se il rapporto di fiducia con gli sposi diventa molto personale ed intenso (il che secondo me è un bene) si rischia comunque di essere coinvolti anche nelle loro vicende più personali, nel bene o nel male, …che fare?

• Non sempre gli sposi sono autonomi nelle decisioni, e alle volte le famiglie si intromettono nelle loro scelte; anche qui vale quello detto sopra, secondo la mia opinione. E si dovrà fare attenzione a distinguere tra aspetti connessi strettamente all’organizzazione del matrimonio e tutto il resto, dal quale probabilmente sarebbe meglio starne fuori.

• Se il rapporto con gli sposi è diventato molto personale, e certe richieste diventano dei veri e propri favori, la wedding planner può sentirsi a proprio agio anche nello sbrigare piccole commissioni personali. Questo credo possa rientrare tre le cose che non dovrebbero essere messe in discussione; al contrario se le richieste di questo tipo diventano oggetto di pretese immotivate, occorre mettere un freno, pena lo svilimento della propria professione; e questo vale anche nella situazione in cui la wedding planner disponga di assistenti e collaboratrici cui affidare questi compiti.

• Se gli sposi hanno acquistato in totale autonomia bomboniere, accessori o altri prodotti per il giorno del matrimonio, credo sia scontato che il ritiro o il trasporto degli stessi non sia responsabilità della wedding planner e del suo staff. Sarà il fornitore stesso a recapitare il tutto agli sposi, oppure alla wedding planner se le  è stato chiesto di conservarli o di apportare delle modifiche concordate con gli sposi.

• Gestire le pratiche burocratiche è un lavoro a sè, e come tale va gestito, regolato e retribuito. Non è un favore personale, in quanto comporta tempo, spostamenti, telefonate, email, e personale cui affidare tali compiti. Credo sia una delle voci più importanti che possono fare la differenza quando si sceglie la wedding planner, perchè richiede anche competenze, esperienze e conoscenza della materia. Morale della favola, la gestione delle pratiche burocratiche va inserita nel contratto e contribuisce a comporre il fee da richiedere agli sposi.

• Durante un ricevimento capita spesso che un ospite si senta male, o purtroppo si procuri una ferita cadendo o inciampando accidentalmente. Personalmente ritengo che la wedding planner debba sovrintendere a tutta l’organizzazione della giornata, e quindi dovrà essere la prima a preoccuparsi del benessere degli ospiti, anche quando uno di loro dovesse sentirsi male. Per questo deve essere la prima a far chiamare una ambulanza, se necessario, o a sollecitare il reperimento di una cassetta di primo soccorso presso la location.

• Più di una volta mi è capitato di far custodire gli effetti personali degli sposi o dei loro famigliari da mie collaboratrici, durante il ricevimento. Ma ciò è dipeso unicamente dal tipo di rapporto che si era instaurato con loro. Se una richiesta simile dovesse pervenire da ospiti che non si conoscono, probabilmente meglio evitare.  Fate predisporre un guardaroba custodito presso la location.

• Quante wedding planner si trovano nella situazione di ricevere telefonate, messaggi e email negli orari più disparati con la richiesta di rispondere al più presto perchè si tratta di una “emergenza”? Eppure, anche fosse veramente una emergenza, se la wedding planner sta effettuando una serie di sopralluoghi importanti, o sta discutendo i dettagli di un contratto, o ancora si trova nel bel mezzo di un evento con tutte le sue collaboratrici più fidate, nessuno potrà dare seguito ad una chiamata o ad una email. Come farlo capire agli sposi? Questo ritengo possa essere uno degli aspetti più difficili da gestire, e dipende molto da come la wedding planner riesce ad organizzare il proprio lavoro e soprattutto il flusso di comunicazione con gli sposi. Bisogna essere flessibili e “responsive”, facendo capire al tempo stesso che la professione implica molti e diversi appuntamenti nel corso della giornata, ma che spesso gli impegni sono pressanti anche per diversi giorni consecutivi. Dettare una timeline delle fasi della pianificazione del matrimonio fin dall’inizio è fondamentale, ma a ridosso dell’evento la wedding planner deve essere sempre in grado di rispondere a qualsiasi chiamata degli sposi.

Come vedete non è così scontato e univoco determinare che cosa NON fa una wedding planner, e allora aggiungo l’ultima fatale domanda: come si gestiscono le telefonate e i messaggi whatsapp che arrivano nel week-end libero o in tarda serata? Risposta troppo personale, a voi l’ardua sentenza.

Roberta Torresan Wedding Planner & Designer