Organizza il tuo matrimonio seguendo alla lettera questi 30 consigli

Organizza il tuo matrimonio seguendo alla lettera questi 30 consigli

Quando sei alle prese con l’organizzazione del tuo matrimonio, ci sono cose che è bello sapere (quali abiti vanno di moda quest’anno?) e cose che dovresti sapere, ma che spesso invece scopri troppo tardi (o non scopri affatto!).

Ci sono consigli così essenziali che ogni sposa che abbia la fortuna di sentirli ammetterà: “Sono così felice che qualcuno me lo abbia detto!”

Se ti stai chiedendo se c’è qualcosa che non ti è mai stato consigliato (o anche se pensi di avere già tutto sotto controllo), leggi prima questi 30 consigli TOP e organizza il tuo matrimonio come una Wedding Planner professionista.

1. Spazio agli ospiti

Chiarisciti le idee sul numero approssimativo di ospiti che inviterai prima di scegliere la location. non è solo una questione di ottimizzazione dei costi, ma anche di utilizzo degli spazi. La sala che hai scelto deve dare spazio e libertà di movimento a tutti. Considera gli ingombri di cui ha bisogno per i tavoli, i camerieri, la band, e la pista da ballo.

2. Stila una blacklist di date da evitare

Verifica in anticipo che la tua data preferita per le nozze non sia in concomitanza con eventi importanti nella zona, che potrebbero incidere sulla viabilità e sui trasferimenti dalla chiesa al ricevimento, o che potrebbero riempire anzitempo gli hotels nelle vicinanze.

3. Mettiti in sintonia con la natura

I ricevimenti all’aperto d’estate sono bellissimi, ma potrebbero comportare condizioni climatiche insopportabili. Hai considerato la presenza di zanzare e moscerini? Richiedi una disinfestazione preventiva. E se stai valutando l’idea di una cerimonia al tramonto, sincronizzati con il fotografo controllando ora e minuto esatto in cui il sole scomparirà all’orizzonte.

4. Controlla il tuo credito

Approfitta delle spese per il tuo matrimonio e usa una carta di credito con un programma a premi. Potrai guadagnare miglia aeree o altri crediti, consolidando tutti gli acquisti relativi alle tue nozze. Potresti utilizzarli per la luna di miele, o no?

5. Sfrutta le referenze

Se avete trovato almeno un fornitore di qualità, fatevi consigliare gli altri. La wedding planner vi saprà sicuramente aiutare, ma anche il fiorista o il manager della location potrebbero aiutarvi per trovare musicisti, fotografi, animatori per bambini, etc.

6. Taglia la lista

Il modo più semplice per tagliare il budget di nozze? Niente di più semplice e rapido: tagliare l’elenco degli ospiti. Ricordate, la metà delle vostre finanze se ne andranno in cibo e bevande per i vostri ospiti.

7. Chiedete e potreste ricevere

Richiedi un’ora in più per lo show della band, oppure qualche centrotavola più ricco di fiori, o ancora un maggiore assortimento nel buffet degli antipasti. Ma fallo prima di firmare i contratti. La maggior parte dei venditori sono più disponibili nel momento in cui vogliono garantirsi la prenotazione. A cose fatte, avranno meno motivi per accontentarvi.

8. E lo staff?

Un’altra spesa imprevista? La cena per lo staff dei fornitori nel giorno del matrimonio. Molti non ci pensano affatto, e non lo mettono a budget, salvo poi ricordarsene troppo tardi e finire per pagare cifre pari a quelle per gli ospiti. Accordatevi in anticipo con il catering, e trovate una soluzione sostanziosa ma più economica. Saranno tutti soddisfatti e voi vi garantirete un servizio impeccabile.

9. Organizzati, organizzati, organizzati

Compra un raccoglitore ad anelli, ed inserisci tutte le corrispondenze con i fornitori, i preventivi e i contratti. Imposta un indirizzo di posta elettronica speciale dedicato alle vostre nozze, e memorizza i numeri dei fornitori nella rubrica del cellulare.

10. Open Bar: o tutto o niente

Gli ospiti apprezzano molto l’Open Bar, ma non fate una scelta a metà; evitate Open Bar che chiudono dopo un’ora o gestiti da un solo barista per 100 persone. Offrite un vero Open Bar oppure lasciate perdere.

11. Lascia spazio nel tuo Budget

Tenere sotto controllo il budget di nozze è fondamentale, così come ripartirlo correttamente tra tutte le voci di spesa. E ‘essenziale però destinare un ulteriore 5/10 per cento del vostro budget per le spese impreviste, come la stampa di inviti in più a causa di errori, interventi di sartoria, o accessori per un giorno di pioggia inaspettato, e ore extra al termine del ricevimento.

12. Sfrutta le idee di chi ha fatto delle nozze la sua professione

I vostri fornitori di nozze sono a vostra disposizione, quindi sfruttateli. Chiedete consigli, opinioni e idee. In fondo questo è il loro lavoro, e non c’è internet che tenga, ne sapranno sempre più di voi. Le loro idee e la loro esperienza potrebbero trasformare il vostro matrimonio in maniera incredibile.

30 Consigli TOP per organizzare il tuo Matrimonio

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13. Non fissatevi su una data

A volte scegliere una data poco richiesta potrebbe significare un grande risparmio. Spesso gli sposi non sono flessibili sulle date e questo può comportare costi molto alti; perchè invece non provate a fare il ragionamento contrario? Scegliete la location dei vostri sogni e chiedete se hanno una data libera che non vuole nessuno…

14. Programma le spedizioni

Se avete deciso di farvi realizzare degli inviti ad hoc, personalizzati con lo stile della vostra “wedding stationery“, lo studio e la realizzazione potrebbe richiedere molto tempo, tra bozze, revisioni e prove. Se avete ospiti da fuori città o dall’estero, calcolate bene i tempi, altrimenti potreste trovarvi in ritardo con le spedizioni.

15. Quanti diranno di no?

Sappiate che in linea di principio, il 20/30 per cento delle persone invitate non saranno presenti al vostro matrimonio. Naturalmente, nulla di personale, ma fate in modo che sia ben chiaro il vostro RSVP. Fate le telefonate di rito ai ritardatari con un congruo anticipo rispetto al giorno del matrimonio, e preparatevi a modificare tavoli e posti, più e più volte fino alla vigilia stessa delle nozze.

16. Cosa intendete fare per i Bambini?

Sono disponibili quattro opzioni: accogliere liberamente i bambini a braccia aperte (ok); avere un matrimonio “solo per adulti” (sconsigliato); includere solo i bambini dei parenti stretti (pericoloso e discriminante); oppure, è possibile organizzare una vera e propria festa per i bambini, dove tenerli impegnati e divertiti, lasciando piena libertà ai genitori di godersi il matrimonio (perfetto!).

17. Mettete in classifica gli ospiti

Quando stilate l’elenco degli ospiti, fatelo con dei “livelli di priorità”. Mettete ad esempio i famigliari e migliori amici in cima alla lista; se avrete bisogno di fare alcuni tagli, partite dal basso fino a raggiungere il vostro numero ideale.

18. Fate un passo alla volta

Pianificare bene le nozze vuol dire soprattutto fare le cose una per una, in un ordine logico. Non confermate i fornitori prima di aver confermato la data; non progettate la torta prima di aver scelto i fiori; e non scegliete l’intrattenimento musicale prima di avere valutato gli spazi.

19. La regola del single

Se l’elenco degli ospiti è ormai al limite, valutate come comportarvi con i singles. Purtroppo in certi casi bisogna negare la possibilità di presentarsi con un accompagnatore\accompagnatrice. La regola del +1 è difficile da negare, ma se avete amici singles di buona compagnia sapranno divertirsi anche insieme ad altre coppie. Evitate però di relegarli ad un tavolo tutto per loro…

20. Convenzionatevi

Non appena avete scelto una data, iniziate a cercare gli hotel in zona, per diverse fasce di prezzo. Molti alberghi permettono di prenotare camere in blocco per i vostri ospiti, ad una tariffa ridotta.

21. Verificate le indicazioni stradali

Assicuratevi che gli ospiti sappiano quale strada prendere. Molto facile oggi con le mappe sugli smartphone, ma a volte le indicazioni sono sbagliate o c’è una, strada meno conosciuta e più veloce. Chiedete consiglio ai vostri fornitori che conoscono meglio la zona e informate tutti i vostri ospiti.

22. Metti tutto nero su bianco

Non solo dovresti avere tutti i contratti firmati con tutti i fornitori, ma anche le eventuali successive modifiche andrebbero messe per iscritto. In alternativa, se concordate qualcosa solo a voce, invia una mail dove confermi quanto avete discusso di persona.

23. Quanto tempo ti viene concesso per allestire?

È necessario assicurarsi che ci sia tempo sufficiente per l’allestimento. Nel contratto con la location verifica quanto tempo ti viene concesso e comunicalo per tempo ai tuoi fornitori, in modo che possano organizzare personale e logistica.

24. La musica non è gratis

Non stiamo parlando solo del compenso per i musicisti, ovvio, ma anche dei diritti che vanno pagati alla SIAE; molti se ne dimenticano se non all’ultimo giorno, ma sappi che l’operazione può essere effettuata anche online.

25. Quali sono le regole?

Se vi sposate in chiesa parlate con il sacerdote per capire se ci sono restrizioni o regole particolari. Come e quanto potrà muoversi il fotografo? E il lancio del riso? E la musica profana?

26. Metti in fila le spese

Il Budget di nozze è una questione di equilibrio. Iniziate facendo un elenco degli elementi più importanti per voi, come il vostro abito da sposa, i fiori, o il fotografo. Investite il vostro denaro nelle cose alle quali tenete di più e tagliate (se è necessario) sul resto.

27. Prenditi cura degli ospiti

Siete sicuri che gli ospiti siano a proprio agio? Come fare per farli sentire bene dal primo all’ultimo istante? Cosa fare se un ospite ha una richiesta inaspettata? Fate in modo di avere hostess, stewards o assistenti sempre a disposizione. Aiuteranno gli ospiti a trovare il loro posto a tavola e in qualsiasi altra esigenza nel corso della serata. La wedding planner saprà organizzare il tutto al meglio.

28. Una rubrica speciale

Il giorno del matrimonio potrebbe accadere di tutto e tu devi essere pronta all’imprevedibile. Come? Tieni a portata di mano una rubrica con nomi e numeri di telefono di tutti i fornitori. Tornerà utile nel caso l’autista della limousine si perda o se stai cercando il tuo fotografo in un momento cruciale della serata.

29. Un Personal Shopper d’eccezione

Non andare ad acquistare il vestito da sposa da sola; tutti gli abiti dopo un po’ sembreranno uguali e sarà più difficile individuare quello giusto. Ti serve un aiuto. Ma attenzione a chi porti con te. In caso di necessità chiedi ad una amica di cui ti fidi veramente. Questo è il momento in cui si ha realmente bisogno di sapere quale vestito è quello giusto.

30. E se il tempo stringe…

Quando ti trovi piena di impegni e di cose da fare a poche settimane del giorno del matrimonio, prendi la tua lista e taglia tre cose. Sì, elimina tre dettagli a cui tenevi tanto ma che in questo momento diventano impossibili da realizzare. Improvvisamente ti sentirai alleggerita e sai cosa? Nessuno noterà la differenza e sarà comunque un matrimonio indimenticabile.

Hai altre domande o dubbi irrisolti? Scrivimi a wedding@robertatorresan.it

Roberta Torresan Wedding Planner & Designer